Как правильно составить акт сверки взаиморасчетов? Акт сверки при факторинге


Акт сверки взаиморасчётов. Образец заполнения 2018 года

Составление Акта сверки взаиморасчетов необходимо обычно в том случае, когда двум юридическим лицам надо удостоверить произведенные между друг другом перечисления. Чаще всего такие акты сверок производятся по конкретным договорам или счетам-фактурам, также возможны сверки и по контрактам за определенный временной период. Стоит отметить, несмотря на то, что данный документ не имеет обязательного значения и создается только по взаимному согласию сторон, он распространен во всех сферах деятельности и в ходу у большинства организаций.

ФАЙЛЫСкачать пустой бланк акта зачёта взаимных требований .xlsСкачать образец заполнения акта зачёта взаимных требований .xls

Кто составляет акт

Акт сверки может востребовать любая из сторон той или иной сделки. Составлением, как правило, занимаются бухгалтера.

Оформляется акт взаимных расчетов по запросу одной из сторон и его составлением занимаются специалисты бухгалтерских отделов. Перед тем, как отправить документ контрагенту, его необходимо обязательно подписать у главного бухгалтера или руководителя организации, либо уполномоченного на подписание таких документов сотрудника.

Как проводится сверка по расчётам

Данная процедура может производиться только по одной из следующих позиций: наименование или номер товара, договор, конкретная поставка, определенный промежуток времени. Чтобы данный документ являлся достоверным, его следует составлять либо после проведения последнего перечисления, либо с момента поставки. Кроме того, сверку удобно проводить во время ежегодной инвентаризации средств и имущества предприятия. Довольно часто по результатам подобных проверок выявляются задолженности: дебиторские или кредиторские.Если подобные факты подтвердились, нужно сразу же сделать акт сверки и отправить его партнерской организации.

Правила оформления акта

Унифицированной, стандартной для всех формы составления акта не существует, поэтому его можно писать в свободной форме или же по разработанному на предприятии шаблону. Для заполнения подойдет обычный лист А4 формата.

Напечатать акт необходимо в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон.

Оба подписанных и заполненных экземпляра отправляются контрагенту, специалисты которого сравнивают сведения из присланного акта с имеющимися у них данными. Если возражений по финансовым перечислениям, указанным в акте, нет, вся информация совпадает, то контрагент подписывает документы и один экземпляр возвращает обратно, второй уставляет у себя.

При необходимости акт можно заверить печатью, но с 2016 года наличие печати у юридических лиц не является требованием закона (тем не менее, без печати, в случае возникновения судебных разбирательств, документ может быть признан не имеющим юридической силы).

Чтобы процесс по подписанию акта сверки не затянулся, при пересылке документа следует указать сроки, в которые его необходимо вернуть обратно.

Цель составления акта

Если информация в документе, составленном инициатором сверки, не будет совпадать с той, что имеется у его контрагента, то в конце документа следует зафиксировать имеющиеся расхождения. То же самое касается задолженностей: если такие факты будут выявлены, нужно обязательно обозначить период, в течение которого следует их погасить. В противном случае суд, при возникновении претензии, не сможет принять во внимание аргумент по нарушению сроков денежных перечислений.

Акт сверки взаиморасчетов по закону может являться основанием для прерывания трехлетнего срока исковой давности. То есть, в тех случаях, если должник подписывает акт сверки в течение трех лет, он считается признавшим свои долговые обязательства и обязан их погасить в установленные сроки.

Бывает так, что за истекший с момента подписания договора и исполнения обязательств период контрагент был признан банкротом. В таких ситуациях кредиторские долги спустя определенное время могут быть списаны на расходы организации.

Инструкция по заполнению акта сверки

В «шапке» нужно вписать данные о том, за какой период проводится акт сверки, а также указать договор, который послужил основанием для создания данного документа. Здесь же следует вписать название компаний в соответствии с учредительными документами (можно без таких подробностей, как КПП, ИНН, ОГРН и т.д.).

Акт сверки взаиморасчетов. Образец

Вторая часть документа включает в себя таблицу, в которую каждая из сторон вносит сведения, содержащиеся в ее бухгалтерском учете по перечислениям согласно рассматриваемому договору или за определенный период времени. Они должны полностью совпадать. Под таблицей каждое предприятия вписывает имеющуюся задолженность. Эти данные также должны быть одинаковы. Если долги отсутствуют, это необходимо письменно отметить.

В завершение документ должен быть обязательно подписан руководителями предприятий с обязательным указанием должностей и расшифровкой подписей. Оформленный по всем правилам делопроизводства документ при наличии подписей директоров предприятий обретает юридическую силу.

assistentus.ru

Как правильно составить акт сверки взаиморасчетов? :: BusinessMan.ru

Контроль – это главное условие для удачного ведения бизнеса. Работая с различными контрагентами, надо хорошо владеть информацией и не забывать время от времени подтверждать слова реальными цифрами. Именно для этого в современном документообороте и существует акт сверки взаиморасчетов.

Описание документа

Отношения между партнерами не могут строиться только на доверии. Помимо чувств, должны присутствовать реальные факты, которые в любой момент смогут подтвердить или опровергнуть разные подозрения. Любая деятельность фактически связана с приобретением или реализацией чего-либо. Одни производят товар или оказывают услуги, а другие покупают их, заключив соответствующее соглашение. И тем, и другим периодически требуется производить ревизию своих расходов.

акт сверки взаиморасчетов

Для этого они используют акт сверки взаиморасчетов. В каких случаях появляется необходимость составлять такой документ? Причины могут быть самые разные:

  1. Если одна из сторон предоставляет свой товар без предоплаты или с рассрочкой платежа.
  2. В случае когда реализуется особо ценная продукция.
  3. У предприятия имеется большое количество партнеров, каждый из которых поставляет товары в достаточно широком ассортименте.
  4. В случае длительного и постоянного сотрудничества контрагентов.
  5. В ситуации, когда обе стороны решают расширить область своих отношений, заключая новые договоренности.

Любая из этих причин может послужить поводом для того, чтобы затребовать у своего партнера акт сверки взаиморасчетов. В этом не должно усматриваться недоверие или предвзятость.

Немаловажные подробности

Каждый бухгалтер знает, что такое акт сверки взаиморасчетов. Это и не удивительно, ведь именно им приходится его составлять. В данной ситуации требуется сотрудник, владеющий определенной информацией. Для составления такого документа приходится поднимать данные с разных счетов:

  • по выданным ранее авансам;
  • по доходам;
  • по взятым на себя обязательствам;
  • по имеющимся недостачам.

Доступ к такой информации имеет только работник бухгалтерии. По указанию руководителя он собирает нужные сведения и оформляет их в виде документа определенного образца. Однако ответственность за предоставленные данные несет в итоге главный бухгалтер. Если между партнерами нет видимых разногласий, то подобный бланк как подтверждение результатов деятельности за конкретный период. Некоторые бухгалтера поступают, таким образом, в случае, когда выясняется, что утеряны первичные документы сделок или им просто лень их искать. Тем не менее это не снимает с них ответственности за предоставляемую информацию.

Порядок действий

Как же следует составлять акт сверки взаиморасчетов? Образец заполнения будет представлять собой последовательное изложение конкретных сведений.

акт сверки взаиморасчетов образец заполнения

Любой подобный акт должен содержать в себе следующую информацию:

  1. Название документа.
  2. Период, за который он составлен.
  3. Наименование контрагентов.
  4. Основание сделки (договор, соглашение).
  5. Даты, номера и конкретные цифры, взятые из первичных документов (платежных поручений, счет-фактур и других). В них содержится информация, которая подтвердит поставку или оплату товара. Такие сведения для удобства восприятия, как правило, собирают в таблицу, разделенную на две части. В этом случае каждая из сторон имеют возможность указать отдельно имеющиеся у нее данные.
  6. Подписи представителей каждой из сторон.

Документ составляется обязательно в двух экземплярах, чтобы каждая организация могла оставить его у себя. Подпись главного бухгалтера здесь должна быть обязательно. Причем иногда она может быть единственной. Так можно поступать в тех случаях, когда в данных нет расхождений. Чаще всего в качестве подтверждения требуется еще и подпись руководителя предприятия.

Автоматизация бухучета

Некоторые работники интересуются, составляя акт сверки взаиморасчетов, как заполнять его в программе «1С:Бухгалтерия»? Здесь нет особых сложностей. Благодаря компьютеру, работа намного упрощается.

акт сверки взаиморасчетов как заполнять

Необходимо просто выполнить несколько последовательных операций:

  1. Зайти в раздел «Продаж» или «Покупок» (по необходимости). Затем во вкладке «Расчеты с контрагентами» выбрать «Акт сверки».
  2. Находясь внутри выбранного журнала, нажать кнопку «Создать», а потом зайти на вкладку «Акт сверки с контрагентами». Появится диалоговое окно, которое можно заполнить двумя способами: автоматически или вручную. Специалист выбирает для себя именно тот, который ему нужен.
  3. Выбрать вкладку «По данным организации», после этого нажать «Заполнить» и конкретизировать запрос клавишей «Заполнить по данным бухучета». На экране появится список всех проведенных операций. Если нужны сведения по всем договорам за указанный период, то нужно просто поставить галочку «Разбить по договорам».
  4. Сделать пометку «Сверка согласована».
  5. Найти закладку «Дополнительно» и выбрать из списка лиц, нужных для подписи акта.

Останется только записать этот документ, и можно будет отправлять его на печать.

Правила составления документа

Бухгалтерам часто приходится делать акт сверки взаиморасчетов. Пример составления и заполнения такого бланка строго индивидуален для каждой организации. Учитывая то, что закон не предусматривает для этого какой-то строгой унифицированной формы, работники любого предприятия вынуждены сами формировать ее, руководствуясь общими правилами и требованиями:

  1. Начинается любой акт «шапкой» с исходной информацией о партнерах.
  2. Далее идет стандартная фраза, которая используется во всех договорах. В ней говорится о том, что нижеподписавшиеся представители двух сторон составили настоящий акт, подтверждая, что следующее состояние бухучета.
  3. Вслед за этими словами идет уже известная таблица. Первой строкой в ней стоит «сальдо на начало периода». Далее идут операции, разделенные на «дебет» (выполнение работ или поставка товара) и «кредит» (оплата). Затем следует сальдо на конец данного периода. А заканчивается таблица расчетом задолженности.
  4. Подпись уполномоченных лиц должна быть подтверждена круглой печатью компании.

акт сверки взаиморасчетов пример

Вместо руководителя, акт может подписать и другое лицо. Для этого нужна доверенность, которая даст ему такие полномочия. Кстати, в суде ее отсутствие может поставить под сомнение весь документ.

businessman.ru

Акт сверки взаимных расчетов и его правовые последствия

Для чего на практике применяется акт сверки взаимных расчетов?

Акт сверки взаимных расчетов не является первичным документом и может не соответствовать требованиям, предъявляемым ст. 9 Закона РБ от 18.10.1994 № 3321-ХII "О бухгалтерском учете и отчетности" (с изменениями) (далее – Закон), Указу Президента РБ от 15.03.2011 № 114 "О некоторых вопросах применения первичных учетных документов", постановлению Совета Министров РБ от 24.03.2011 № 360 "Об утверждении перечня первичных учетных документов".

Общая часть Налогового кодекса РБ (далее – НК) определяет следующие требования к учету дебиторской задолженности:

– плательщик обязан вести учет дебиторской задолженности;

– не позднее 10 рабочих дней со дня возникновения задолженности по уплате налогов, сборов (пошлин), пеней представлять в налоговый орган по месту постановки на учет перечень дебиторов с указанием суммы дебиторской задолженности, а также копии документов, подтверждающих факт наличия дебиторской задолженности (подп. 1.5 п. 1 ст. 22 НК).

Таким документом, устанавливающим имущественные обязанности должника, которые им признаются, но не выполняются, считается акт сверки взаимных расчетов.

Правовым последствием подписания акта сверки взаимных расчетов, в котором указана задолженность одной из сторон, является перерыв течения срока исковой давности в связи с признанием долга, так как обязанное лицо совершает действия, свидетельствующие о признании долга.

Это подтверждается нормами Гражданского кодекса РБ (далее – ГК): течение срока исковой давности прерывается предъявлением иска в установленном порядке, а также совершением обязанным лицом действий, свидетельствующих о признании долга. После перерыва течение срока исковой давности начинается заново. Время, истекшее до перерыва, не засчитывается в новый срок (ст. 204 ГК).

Пример

Срок задолженности для одной из сторон составлял 2 года и 6 месяцев. Значит, кредитор, который должен предъявить иск в суд, имеет в запасе 6 месяцев (до окончания истечения общего срока исковой давности). Через 6 месяцев он потеряет право предъявить иск в суд. Но стороны подписали акт сверки взаимных расчетов. После его подписания общий срок предъявления иска в суд кредитором составляет 3 года.

 

Если вы хотите обратиться в суд, предъявив в качестве доказательства признания долга должником акт сверки, то необходимо, чтобы акт сверки взаимных расчетов был подписан директором и главным бухгалтером организации. Если директор передал полномочия на подписание такого акта другому лицу, то к нему необходимо приложить доверенность или другой документ с подтверждением полномочий.

На практике встречаются ситуации, когда сам договор подписан не директором. Тогда возникают следующие вопросы: будет ли считаться сделка заключенной, если договор подписан со стороны должника неуполномоченным лицом (например, заместителем директора должника при отсутствии полномочий – доверенности), но акт сверки взаимных расчетов подписан директором и главным бухгалтером организации должника? можно ли будет с такими документами истребовать долг в судебном порядке?

Если сделка от имени одной из сторон была заключена неуполномоченным лицом, подписание акта сверки уполномоченным лицом можно расценивать как ее последующее одобрение, так как последующее одобрение сделки представляемым создает, изменяет и прекращает для него гражданские права и обязанности по данной сделке с момента ее совершения (п. 2 ст. 184 ГК).

То есть после подписания акта сверки взаимных расчетов указанными лицами сделка будет считаться заключенной и кредитор вправе предъявить иск в суд в течение срока давности.

На что следует обратить внимание при составлении и подписании акта сверки взаимных расчетов

Какие-либо специальные требования к оформлению акта сверки взаимных расчетов отсутствуют. В качестве примера можно порекомендовать следующую форму акта сверки взаимных расчетов: 

 

Для того чтобы обезопасить себя в дальнейшем от признания акта сверки взаимных расчетов недействительным, при его оформлении и подписании необходимо руководствоваться следующими требованиями законодательства и судебной практикой.

В связи с тем что акт сверки взаимных расчетов не является первичным документом, он должен включать ссылку на договор, как на основание возникновения обязательств по оплате, а также на наименование товаров, работ, услуг с указанием их стоимости. При отсутствии этих сведений такой акт не может являться достоверным доказательством задолженности, потому что из него нельзя установить основания возникновения указанных в акте денежных сумм.

Для подтверждения наличия или отсутствия задолженности в акте сверки взаимных расчетов необходимо точно указать, в отношении каких сумм он составлен. По этой причине в нем указывают ссылку на первичные документы, вкоторых подтверждаются размер задолженностии период ее возникновения. При отсутствии у кредитора первичных учетных документов, свидетельствующих о передаче должнику товаров, результатов работ, об оказании услуг, то сам по себе акт сверки не может подтверждать наличие у должника денежного обязательства.

Если в акте сверки взаимных расчетов содержатся расчеты по нескольким договорам, то в нем следует отдельно указывать сумму долга по каждому из них, а в графе "Итого" устанавливается общая сумма задолженности по всем обязательствам.

Особое внимание уделяют подписанию акта сверки взаимных расчетов.

Денежные и расчетные документы без подписи главного бухгалтера (лица, им уполномоченного) считаются недействительными и не должны применяться к исполнению (ст. 7 Закона).

Так как распоряжаться денежными средствами организации вправе лишь ее руководитель, в акте сверки расчетов, являющемся финансовым обязательством, кроме наличия подписи главного бухгалтера организации должна присутствовать подпись ее руководителя как распорядителя средств организации.

При этом акт сверки расчетов, подписанный, с одной стороны, руководителем организации-кредитора, а с другой – главным бухгалтером организации-должника, которому ее руководителем выдана доверенность на подписание такого акта с организацией-кредитором (либо полномочия главного бухгалтера на подписание такого рода финансовых документов установлены учредительными документами организации), следует считать имеющим для организации-должника юридическую силу финансового обязательства и надлежащим доказательством признания долга. Также акт сверки, подписанный главными бухгалтерами обеих организаций (взыскателя и должника), если они обладают соответствующими полномочиями на его подписание, является финансовым обязательством для организации-должника. Во всех остальных случаях акт сверки, в котором отсутствует подпись руководителя хотя бы одной из сторон, не обладает юридической силой.

О таких последствиях подписания акта сверки взаимных расчетов неуполномоченными лицами указывается в разъяснении ВХС РБ от 06.05.2009 № 02-43/1066 "О судебном приказе".

Следовательно, акт сверки взаимных расчетов, подписанный неуполномоченным лицом (главным бухгалтером, не имеющим соответствующих полномочий от директора организации), не является доказательством признания долга и не прерывает течение срока исковой давности.

При подписании акта сверки взаимных расчетов необходимо указать должности и фамилии лиц, а подписи и оттиски печатей должны быть разборчивыми.

При подписании акта сверки взаимных расчетов нужно обратить внимание, чтобы не истек срок исковой давности по включенным в него требованиям. В случае подписания акта сверки взаимных расчетов по истечении срока исковой давности такой акт не может служить признанием долга. Это подтверждает ст. 204 ГК: перерыв течения срока исковой давности возможен только в пределах срока давности, а не после его истечения. Поэтому после истечения срока исковой давности обязательство продолжает существовать, но не подлежит судебной защите, за исключением восстановления срока исковой давности судом на основании ст. 206 ГК по обстоятельствам, связанным с личностью истца-гражданина (тяжелая болезнь, беспомощное состояние, неграмотность и т.п.).

Если акт сверки расчетов составлен на нескольких страницах, то целесообразно, чтобы стороны ставили свои подписи на каждой из них.

Если имеются замечания по составлению акта сверки или претензии к его оформлению, то во время судебного разбирательства в суде первой инстанции необходимо заявить об этом, так как хозяйственным судом апелляционной инстанции принимаются дополнительные доказательства только в том случае, если заявитель обосновал невозможность их представления в суде первой инстанции по не зависящим от него причинам (ч. 2 ст. 277 Хозяйственного процессуального кодекса РБ).

Документы, предъявляемые в налоговые органы при взыскании налога, сбора (пошлины), пени за счет средств дебиторов плательщика

Плательщик, у которого имеется как задолженность по уплате налога, сбора (пошлины), пени в налоговый орган, так и дебиторская задолженность, вправе подать в налоговый орган заявление об уступке требования кредитора и акт сверки или иной подписанный дебитором и плательщиком документ, подтверждающий наличие дебиторской задолженности у плательщика и кредиторской задолженности у дебитора плательщика. В этом случае налоговый орган принимает решение о взыскании налога, сбора (пошлины), пени за счет средств дебиторов плательщика (часть первая п. 2 ст. 58 НК). При этом НК не разъясняет, должен ли предъявляться другой документ (кроме акта сверки взаимных расчетов). Как правило, в качестве такого другого документа может быть предъявлен договор, подтверждающий обязанности дебитора перед плательщиком задолженности по уплате налога, сбора (пошлины), пени в налоговый орган.

Ниже приводим образец письма о взыскании дебиторской задолженности.

 

 

www.gb.by

Как сделать акт сверки в 1С:Бухгалтерии 8.3. Пошаговая инструкция

Программный продукт отечественной разработки «1С:Бухгалтерия 8» работает на множестве российских предприятий. Пользователи выбирают его за удобный интерфейс и продуманную автоматизацию всех участков учета, включая взаиморасчеты организации с поставщиками и покупателями. Для быстрой проверки задолженности и взаиморасчетов между контрагентами используется документ «Акт сверки». 1С дает возможность сформировать его автоматически. Рассмотрим, как сделать акт сверки в 1С на примере последней версии программы – «1С:Предприятие 8.3».

Как создать?

Для формирования акта сверки в разделе «Покупки и продажи» предусмотрена отдельная гиперссылка — «Акты сверки расчетов», расположенная в подразделе «Расчеты с контрагентами».

Нажимаем и в журнале видим все документы, созданные до этого. Чтобы сделать новую сверку, нажимаем кнопку «Создать», расположенную на панели чуть выше журнала, и в верхней части документа заполняем реквизиты, обязательные для заполнения подчеркнуты красной линией:

  • «Контрагент». Это организация или индивидуальный предприниматель, с которым сверяемся;
  • «Договор». Реквизит заполняем только при необходимости. Если поле оставить пустым, в печатную форму попадут движения по всем договорам с контрагентом;
  • «Период». Определяем интересующий нас временной промежуток;
  • Поля «Организация» и «Валюта» заполняются автоматически в зависимости от настроек справочников.

Если поставить флажок в поле «Сверка согласована», отредактировать документ будет невозможно. Ставим только после согласования результата с поставщиком или покупателем.

Кроме «шапки» для корректного формирования акта сверки нужно заполнить некоторые данные во вкладках формы.

  • «Счета учета расчетов». Здесь автоматически подтянуты счета, на которых чаще всего учитываются взаиморасчеты с контрагентами: 60, 62, 66, 67, 76. При необходимости можно сделать корректировку списка;

  • «Дополнительно». Здесь нужно вписать имена представителей обеих организаций в соответствующих полях и при необходимости поставить флажок в поле «Разбить по договорам».

В принципе, эти вкладки можно не трогать совсем. Печатную форму 1С может сформировать без разбивки по договорам и только по указанным счетам, с пустыми строками там, где должны быть имена представителей. Придется потратить немного времени на вписывание их шариковой ручкой.

Как заполнить данными?

Во вкладке «По данным организации» нажимаем кнопку «Заполнить», далее – «Заполнить по данным бухгалтерского учета».

Система автоматически заполнит таблицу строками с указанием первичных документов и сумм. Проводим (соответствующая кнопка выше реквизитов) и распечатываем (кнопка с принтером там же).

 

Печатная форма содержит данные о взаиморасчетах, суммах, оборотах и итоговом сальдо. Она разделена на две половины:

  • По данным нашей организации;
  • По данным контрагента. Эта часть должна быть заполнена поставщиком или покупателем.

Можно сделать печатную форму акта сверки, нажав на соответствующую кнопку, а можно сохранить в файл (кнопка с дискетой). Доступные форматы — Microsoft Word и Excel, текстовый документ, веб-страница и прочие.

Подписываем и отправляем тому, с кем сверяемся.

Контрагенту можно переслать файл в формате Excel, чтобы он заполнил его своими данными. Тогда в случае расхождений нам не нужно будет распечатывать и подписывать акт сверки еще раз.

Если данные учета контрагента и нашей организации совпадают, и акт сверки подписан без расхождений, в верхней части формы ставим флажок «Сверка согласована», сохраняем и успокаиваемся.

Если акт сверки содержит расхождения, тогда прежде всего нужно найти ошибку в учете нашей организации либо контрагента (неверная сумма, документ, дата и т. д.) и сделать исправления. После этого вновь открываем документ в 1С, заходим во вкладку «По данным контрагента», заполняем по соответствующей кнопке, распечатываем окончательный акт и отправляем контрагенту. После получения подписанного документа сохраняем форму в 1С от случайного редактирования с помощью флажка «Сверка согласована».

 

blog.it-terminal.ru


Смотрите также